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Wo anfangen mit Digitalisierung? Mit dem besten ESN!

Wo beginnt man mit Digitalisierung im eigenen Unternehmen?

Eine Analyse externer Berater einholen? Einen Online Shop einrichten? Neue Produkte mit zusätzlichen Sensoren entwickeln? Big Data von Kunden sammeln und auswerten?

 

Nein, Digitalisierung beginnt in den Köpfen der Menschen. Hierfür bedarf es Kommunikation. Früher war Unternehmenskommunikation hierarchisch von oben nach unten. Später wurde sie offener und zentral verwaltet. Zukünftig müssen alle Experten im Unternehmen gehört werden. Das bedeutet alle Menschen im Unternehmen. Es braucht eine "digitale Pinnwand" bei der sich jeder Mensch einbringen kann. Das involviert, motiviert und vor allem beschleunigt dezentrale Kommunikation viele Prozesse.

 

Entsprechende Software für dezentrale Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen heißt "Enterprise Social Network" (ESN) oder auch "Social Intranet". Das weit verbreitete unternehmensinterne Intranet wird um den sozialen Aspekt erweitert, die Kommunikation aller Menschen untereinander und Zusammenarbeit miteinander. Die Effekte sind:

  • Etablierung einer Netzwerkkultur,
  • transparente Kommunikation (hilfreich für Content Marketing),
  • Stärkung der Innovationskraft (hilfreich für Co-Creation),
  • Kosteneinsparungen sowie
  • gesteigerte Mitarbeitermotivation und -Bindung.

Für die „Deutsche Social Collaboration Studie 2018“ wurden 1.418 Mitarbeitern zahlreicher Unternehmen befragt. Digitale Hilfsmittel werden vor allem eingesetzt für:

  1. Anträge und Formulare ("Workflow")
  2. Firmeninterne Informationen und Neuigkeiten ("Kommunikation")
  3. Austausch von Dokumenten ("Zusammenarbeit")
  4. Auf der Suche nach Wissen ("Wissensmanagement")
  5. Mobiles Arbeiten

SCM und United Planet haben im Frühjahr 2018 über 110 Kommunikationsexperten im deutschsprachigen befragt. Als wichtigste Funktionen eines Social Internet wurden genannt:

  1. Redaktionelles Arbeiten für Informationen in einer Zentralen Plattform ("Kommunikation")
  2. Mobile Verfügbarkeit
  3. Dokumente gemeinsam bearbeiten ("Zusammenarbeit")
  4. Digitalisierung von Arbeitsabläufen ("Workflow")
  5. Chatfunktion ("Kommunikation")
  6. Kommunikation und Zusammenarbeit mit Partnern ("Zusammenarbeit")

Eine ausführliche Internetrecherche von Udo Littmann (Produkt Marketing Beratung) ergab 37 Software Werkzeuge, die sich als ESN, Social Intranet oder Social Collaboration bezeichnen. Diese wurden nach vier Kriterien bewertet, ob sie diese erfüllen ("o"), besonders gut erfüllen ("+") oder gar nicht erfüllen ("-"):

  1. Kommunikation:
    Basisfunktion eines Social Intranet, wozu zentrales, redaktionelles Arbeiten ebenso gehören, wie Chats, Videokonferenzen oder Bildschirm teilen.
  2. Wissensmanagement (für Innovationen und Content Marketing):
    Auf der Kommunikation aufbauende Funktionen wie Mitarbeiterprofile und Suchen.
  3. Zusammenarbeit (für Co-Creation):
    Zum Beispiel Teamräume, Kalender und das Teilen von Dokumenten. Für ein "+" notwendig sind auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und die Öffnung für Unternehmensexterne für die gemeinsame Arbeit.
  4. Workflow:
    Die Möglichkeit, typische Mitarbeiterprozesse wie Urlaubs- oder Investitionsanträge digital festzulegen und zu bearbeiten.

Die oberen acht ESN in der Tabelle ermöglichen als Einzige auch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in einem Workflow. Die neun ESN darunter erfüllen zumindest die drei anderen wichtigen Funktionen eines ESN.

Die aufgeführten Preise sind für 100 Lizenzen pro Jahr. Viele, meist US-amerikanische Anbieter, geben keine Preise im Internet bekannt, sondern nur auf Anfrage.

 

20 ENS sind nicht aufgeführt, weil sie von den drei Funktionen Kommunikation, Wissensmanagement und Zusammenarbeit nur maximal zwei Funktionen enthalten.

Hierzu gehören Circuit, tibbr, Mattermost, Sitrion One, Jive, Embrace, Workplace by Facebook, Cisco Spark, Flying Dog, Microsoft Teams, Quiply, Unily, Staffbase, Company Messenger, Microsoft Yammer, Beezy, Microsoft SharePoint, Stackfield, Valo und Vantaio.

 

Bei Cisco, IBM und Microsoft sind die einzelnen zahlreichen Tools für ESN und Collaboration nur schwierig voneinander zu unterscheiden:

IBM Connections ist in der Tabelle oben aufgeführt, weil unter diesem Namen alle oben bewerteten Tools zusammengefasst sind. Bei Microsoft ist der "Klassiker" SharePoint, auf den die anderen Microsoft Tools aufbauen, ausgeschieden, weil es als Einziges der 37 ESN keinen eigenen mobilen Zugang hat. Microsoft Yammer und Teams zusammen bieten sehr ähnliche Funktionen wie IBM Connections zu einem sehr ähnlichen Preis. Cisco bietet zahlreiche starke Tools für die Kommunikation und die Zusammenarbeit, aber keine für Wissensmanagement oder Workflow.

And the winner is…

  • Der klare Gewinner in diesem Vergleich ist Bitrix24. Dieses ESN bietet alle wichtigen Funktionen zu einem vergleichsweise geringen Preis.
  • Etwas eingeschränkte Funktionalitäten bieten drei etwas teurere ESN: Intrexx, Slack und Xelos Pro.
  • Eine interessante Option kann auch MyHub sein. Es bietet keine Chatfunktion, ist dafür nach dem kostenlosen Workplace by Facebook das günstigste ESN.

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